Digitaal archief opzetten voor je administratie

Een logische structuur per jaar en categorie

De meest werkbare structuur voor een digitaal archief is opgebouwd per jaar, met daaronder vaste categorieën: verkoopfacturen, aankoopfacturen, bankuittreksels, contracten en overige documenten. Deze structuur laat toe om snel iets terug te vinden, ook jaren later, zonder dat je door duizenden bestanden moet zoeken.

Wettelijke bewaartermijnen

In België geldt voor de meeste boekhoudkundige documenten een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Sommige documenten, zoals notariële akten of documenten met betrekking tot onroerend goed, moeten langer bewaard worden. Neem bij twijfel steeds contact op met je boekhouder om de correcte termijn voor jouw specifieke situatie te bevestigen.

Welke tools kan je gebruiken?

• Cloudopslag zoals Google Drive of OneDrive, voor eenvoudige documenten en contracten.
• Boekhoudsoftware zoals Yuki, Exact Online of Billit, die facturen en bonnetjes automatisch archiveren en koppelen aan boekingen.
• Een scanner-app op je smartphone om papieren documenten meteen digitaal te maken.

Veelgestelde vragen

Welke bewaartermijn geldt voor boekhoudkundige documenten in België?

De wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige stukken bedraagt in de meeste gevallen 7 jaar. Laat je specifieke situatie steeds bevestigen door je boekhouder.

Volstaat een gescande kopie, of moet ik het origineel bewaren?

Een digitale kopie volstaat doorgaans, op voorwaarde dat ze duidelijk leesbaar en volledig is. Bij twijfel over specifieke documenten raadpleeg je best je boekhouder.

Waar bewaar ik mijn digitale archief het best?

Een cloudoplossing met automatische back-up is veiliger dan enkel lokale opslag.

Conclusie

Een digitaal archief opzetten kost eenmalig wat tijd, maar bespaart daarna structureel uren zoekwerk. Wie dit liever laat opzetten en bijhouden, kan dit meenemen binnen administratieve ondersteuning.