Documenten bewaren: wat, hoe lang en hoe?

Overzicht per documenttype

• Verkoop- en aankoopfacturen: 7 jaar.
• Bankuittreksels: 7 jaar.
• Loonfiches en sociale documenten: doorgaans 5 tot 7 jaar, afhankelijk van het documenttype.
• Contracten met klanten of leveranciers: bewaar minstens tot een jaar na afloop van het contract.
• Oprichtingsdocumenten en statuten: gedurende het volledige bestaan van de onderneming.
• Verzekeringspolissen: gedurende de looptijd, plus enkele jaren erna in geval van laattijdige schadeclaims.

Deze termijnen zijn algemene richtlijnen. Laat je specifieke situatie steeds bevestigen door je boekhouder, aangezien uitzonderingen kunnen gelden per sector of documenttype.

Hoe bewaar je documenten correct?

Digitaal bewaren, met een duidelijke structuur per jaar en documenttype, is doorgaans veiliger en efficiënter dan enkel papieren archieven. Zorg voor een back-up, bijvoorbeeld via cloudopslag, zodat documenten niet verloren gaan bij schade aan je computer.

Veelgestelde vragen

Moet ik alle documenten fysiek bewaren?

Nee, digitale kopieën volstaan doorgaans, mits ze duidelijk leesbaar zijn.

Wat gebeurt er als ik een document niet meer terugvind?

Ontbrekende documenten kunnen bij een controle leiden tot een verworpen kost of aftrek. Een goed archief voorkomt dit.

Moeten oprichtingsdocumenten ook bewaard worden?

Ja, statuten en oprichtingsakten bewaar je best gedurende het volledige bestaan van de onderneming, en bij vzw's zelfs erna.

Conclusie

Weten wat je hoelang moet bewaren voorkomt onaangename verrassingen bij een controle. Combineer dit met een digitaal archief voor het beste resultaat.