Voorbereiden op een btw-controle

Wat controleert de FOD Financiën precies?

Een btw-controle onderzoekt doorgaans of je ingediende btw-aangiftes overeenkomen met je onderliggende boekhouding: verkoopfacturen, aankoopfacturen en de toegepaste btw-tarieven. Ook wordt nagegaan of aftrekken correct onderbouwd zijn met geldige facturen.

Checklist ter voorbereiding

• Alle verkoop- en aankoopfacturen van de gecontroleerde periode gebundeld en makkelijk terug te vinden.
• Btw-aangiftes van de betrokken periode, met onderliggende berekening.
• Bankuittreksels die de aangegeven bedragen kunnen staven.
• Contracten of overeenkomsten die grote of ongebruikelijke facturen kunnen verklaren.
• Een overzicht van eventuele creditnota's of correcties.

Hoe verloopt de communicatie?

Een controle wordt meestal vooraf schriftelijk aangekondigd, met vermelding van de periode en de gevraagde documenten. Laat je boekhouder steeds meekijken bij deze communicatie: die kan inschatten of je dossier volledig is en welke vragen je kan verwachten.

Veelgestelde vragen

Hoe word ik verwittigd van een btw-controle?

Meestal via een schriftelijke uitnodiging van de FOD Financiën, met vermelding van de periode die gecontroleerd wordt.

Moet ik zelf aanwezig zijn bij een controle?

Dit hangt af van de afspraken met je boekhouder; vaak kan je boekhouder je vertegenwoordigen of bijstaan.

Wat gebeurt er als een document ontbreekt?

Een ontbrekend document kan leiden tot een verworpen kost of aftrek. Hoe vollediger je dossier, hoe kleiner dat risico.

Conclusie

Een goed gedocumenteerde en consistente boekhouding is de beste voorbereiding op een controle. Dit begint bij correct documenten bewaren en grip houden op je administratie doorheen het jaar, niet pas wanneer een controle wordt aangekondigd.